登録支援機関の変更手続き｜届出期限と注意点

登録支援機関を変更する場合、変更が発生した日から14日以内に、出入国在留管理局への届出が必要です。届出は受け入れ施設自身が行い、登録支援機関が代行することはできません。

ここでは、変更手続きの流れと注意点をまとめました。

登録支援機関を変更する手続きの流れ

登録支援機関を切り替える際の基本的な流れは次のとおりです。

• 現在の登録支援機関との支援委託契約を解約する
• 新しい登録支援機関と支援委託契約を締結する
• 新しい支援計画書を作成する
• 出入国在留管理局へ随時届出を提出する

届出書類は主に3種類です。

• 支援委託契約の終了に係る届出（参考様式第3-3-2号）
• 支援委託契約の締結に係る届出（参考様式第3-3-2号）
• 支援計画の変更に係る届出（参考様式第3-2号）

これらを変更日から14日以内に提出します。提出方法は持参・郵送・電子届出システムのいずれかです。郵送の場合は消印ではなく、14日以内に管轄官署へ到着している必要があります。様式は出入国在留管理庁のサイトからダウンロードでき、記入例も公開されています。書類の不備で差し戻されると期限を過ぎてしまうことがあるため、記入例と照らし合わせながら準備しておくと安心です。

変更にあたっての注意点（空白期間・届出期限）

特定技能外国人への義務的支援は、契約の切り替え中も継続する必要があります。現在の機関との契約終了日と、新しい機関との契約開始日が離れてしまうと、支援を行う機関が存在しない空白期間が生まれてしまいます。

現在の契約の解約予告期間もあわせて確認しておく必要があります。標準的な支援委託契約書では1か月前の予告で解約できるケースが多いですが、独自の条項が加えられている契約もあるため、事前に契約書を確認しておくと安心です。

変更を検討する理由

登録支援機関を変更したいと考える理由には、次のようなものがあります。

• 支援内容やコミュニケーションへの不満
• 委託費用が支援内容に見合わないと感じる
• 問い合わせへの対応が遅く、現場が困っている
• 自社支援への切り替えを検討している

変更を決める前に、現在の機関に改善を求められないか一度相談してみるのも一つの方法です。契約解除には手間と期間がかかるため、改善の余地がないかを確認したうえで判断すると、切り替えに伴う負担を抑えられます。新しい委託先を選ぶ際の比較軸は登録支援機関ランキングの前に確認したい選び方で解説しています。

よくある質問

届出は登録支援機関が代行できますか

できません。届出の提出責任は受け入れ施設側にあります。登録支援機関に書類作成のサポートを依頼することは可能です。

届出が遅れるとどうなりますか

期限を過ぎた届出は、在留資格の更新審査などに影響することがあります。変更が決まった時点で早めに準備を進めておくと安心です。

1人の外国人材だけ別の登録支援機関に変更できますか

可能です。受け入れている特定技能外国人ごとに、委託先の登録支援機関を分けて契約することもできます。

まとめ

登録支援機関の変更は、変更日から14日以内の届出が必要です。義務的支援の空白期間を作らないよう、契約の解約予告期間もあわせて確認し、余裕を持ったスケジュールで手続きを進めてください。

実務でつまずきやすいのは、解約予告期間を確認しないまま新しい機関との契約を進めてしまうケースです。現在の契約書に1か月前予告等の条項があると、新旧の契約開始日をそろえたつもりでもずれが生じることがあります。実際には現在の契約がまだ有効なまま新しい契約が始まり、支援内容が一時的に重複したり、逆に解約が先行して空白期間が生じたりするケースです。契約書の解約条項は、変更を検討し始めた段階で早めに確認しておくと、スケジュールのずれを防ぎやすくなります。

受け入れ全体の流れは外国人介護人材の受け入れガイド、費用面は特定技能「介護」の費用相場で解説しています。変更のご相談は無料相談から承っています。