登録支援機関の変更｜14日以内の届出と手続きの流れ

登録支援機関を変更するときは、受け入れ施設（特定技能所属機関）が契約の切り替え後、変更が発生した日から14日以内に出入国在留管理局へ随時届出を提出します。届出義務は受け入れ施設側にあり、登録支援機関が代行することはできません。

ここでは、必要書類と提出の流れ、空白期間を避ける進め方、変更を検討するときの判断ポイントを整理します。

目次

登録支援機関の変更手続きと必要書類

登録支援機関を変更するときは、受け入れ施設（特定技能所属機関）が契約の切り替え後、変更日から14日以内に出入国在留管理局へ随時届出を提出します。

基本の流れは次のとおりです。

1. 現在の登録支援機関との支援委託契約の解約予告期間を確認する
2. 新しい登録支援機関と支援委託契約を締結し、支援計画を更新する
3. 新旧の契約開始・終了日をそろえ、義務的支援の空白期間ができないようにする
4. 変更日から14日以内に、管轄の地方出入国在留管理官署へ随時届出を提出する

提出方法は、窓口への持参、郵送、出入国在留管理庁の電子届出システムのいずれかです。郵送の場合は消印基準ではなく、14日以内に官署へ到着している必要があります。

主に用意する届出書

委託先の登録支援機関を変更する場合、出入国在留管理庁の随時届出では、少なくとも次の届出が必要になります。

• 支援委託契約の終了又は締結に係る届出書（参考様式第3-3-2号）
• 支援計画の変更に係る届出書（参考様式第3-2号）

参考様式第3-3-2号では、終了と締結の両方を届け出る扱いになるため、旧機関との契約終了と新機関との契約締結を一連で準備します。様式と記載例は、出入国在留管理庁の支援委託契約に係る届出ページから確認できます。

あわせて準備しやすい添付資料

届出書だけでは足りず、変更後の支援内容を示す資料を求められることが一般的です。実務では次をそろえておくと差し戻しを避けやすくなります。

• 変更後の1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）
• 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書（参考様式第1-25号）
• 新しい支援委託契約書の写し、必要に応じて終了が分かる資料

自社支援へ切り替える場合も、委託契約の終了届出と支援計画の変更届出が必要です。委託先を替える場合と同様に、支援が途切れない日程と14日以内の提出を先に確保してください。提出資料の全体像は、特定技能所属機関による随時届出の提出資料一覧表（PDF）で確認できます。

空白期間と届出期限で失敗しない注意点

義務的支援の空白期間を作らず、変更日から14日以内に届出が届くよう、解約予告と新旧契約日を先にそろえる必要があります。

特定技能1号の外国人への義務的支援は、契約の切り替え中も継続しなければなりません。旧機関の契約終了日と新機関の契約開始日が離れると、支援を担う機関がいない空白期間が生まれます。標準的な支援委託契約では1か月前予告が多い一方、独自条項が入っている契約もあるため、変更検討の段階で契約書を確認してください。

届出の起算は「変更が発生した日」です。契約日を決めてから書類を作り始めると、記入不備の差し戻しで14日を過ぎることがあります。郵送なら到着日、電子届出なら利用者登録の準備も含めて、余裕のある提出計画を組む必要があります。

登録支援機関の変更を検討する判断ポイント

支援品質・費用対効果・現場対応の遅れが改善しない場合に変更を検討し、解約予告と次の委託先の準備が整ってから切り替える判断が安全です。

変更を考えるきっかけには、次のようなものがあります。

• 支援内容や連絡体制への不満が続き、改善が見込めない
• 委託費用に対して、現場が受けている支援の質が見合わない
• 問い合わせ対応が遅く、外国人本人や職員が困っている
• 自社で支援体制を整え、自社支援へ切り替える準備が進んでいる

いきなり解約通知を出す前に、現在の機関へ改善要望を伝え、対応可否を確認するのも有効です。解約予告期間と届出準備には時間がかかるため、改善の余地がないと判断できてから切り替えると負担を抑えられます。新しい委託先を比較する視点は、登録支援機関ランキングの前に確認したい選び方で解説しています。

よくある質問

届出は登録支援機関が代行できますか

できません。随時届出の提出責任は受け入れ施設（特定技能所属機関）にあります。書類作成のサポートを登録支援機関へ依頼することはできますが、提出義務自体は移りません。

届出が遅れるとどうなりますか

期限を過ぎた届出は、在留資格の更新審査などに影響することがあります。遅れてしまった場合は、遅延理由を添えて速やかに提出し、以後は変更日を決める前に書類準備を完了させてください。

1人の外国人材だけ別の登録支援機関に変更できますか

可能です。受け入れている特定技能外国人ごとに、委託先の登録支援機関を分けて契約することもできます。その場合も、対象者ごとに契約切替と14日以内の届出が必要です。

まとめ

登録支援機関の変更は、空白期間を避けつつ変更日から14日以内の届出を完了させることが要点です。

実務でつまずきやすいのは、解約予告期間を確認しないまま新しい機関との契約を進めてしまうケースです。契約書の解約条項を早めに確認し、新旧の契約日と届出準備を一体で進めてください。

受け入れ全体の流れは外国人介護人材の受け入れガイド、費用面は特定技能「介護」の費用相場で解説しています。変更のご相談は無料相談から承っています。